Assistant du Secrétaire général adjoint et des chargés de mission du pôle F/H

Entreprise : Ville de Paris

Lieu : 75004 Paris

Le Secrétariat général de la Ville de Paris a pour mission de veiller à la mise en œuvre coordonnée des orientations politiques définies par la Maire de Paris et l’Exécutif municipal. Il assure, pour cela, un rôle de pilotage de l’action administrative et d’animation de l’ensemble des directions. Il pilote les principaux projets de la mandature. Quelles sont vos missions ?
Sous l’autorité hiérarchique du Secrétaire général adjoint et sous l’autorité fonctionnelle de la responsable du secrétariat particulier de la Secrétaire générale, l’assistant assure le secrétariat du Secrétaire général adjoint du pôle en coordination avec les assistantes des Secrétaires généraux adjoints et la responsable du secrétariat particulier.
Il remplit les missions suivantes en appui de l’assistante du Secrétariat générale adjoint :

Organisation des réunions pilotées par les chargés de mission (réservation de salle, préparation des avis de réunion, diffusion aux participants)
Organisation des réunions animées par le Secrétaire général adjoint et suivi de l’agenda, en lien avec le Cabinet de la Maire, les Cabinets d’élus, Mairies d’arrondissement et Directions
Préparation des dossiers de réunion, envoi aux participants des documents préparatoires ;
Coordination des disponibilités des chargés de mission
Gestion du courrier via le logiciel Elise (création de courriers, suivi et transmission aux interlocuteurs.);
Suivi des notes d’arbitrage
Diffusion des comptes rendus,
Réservation des salles, préparation des avis de réunion et envoi aux participants (via la messagerie Outlook) ;
Mise en forme de courriers divers;
Classement numérique et archivage numérique/papier des documents dans le respect du plan de classement,
Création et mise à jour documentaire sur le réseau partagé
Accueil, filtrage téléphonique et prise de messages ;
Qu’attend -on de vous ?
Qualités requises : Grande discrétion, Sens de l’organisation et autonomie, Capacité d’adaptation, esprit d’équipe et réactivité, Disponibilité, Aisance relationnelle avec des interlocuteurs de tous niveaux
Connaissances professionnelles : Maitrise des outils informatiques : Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Internet, Connaissance du logiciel de courrier ELISE (formation possible)
Savoir-faire : Gérer les urgences, son temps de travail et les priorités, Anticiper et organiser l’activité d’un ou plusieurs managers, Aisance de l’expression orale et écrite, qualité rédactionnelle, Communiquer et adapter son discours en fonction de la situation Les + du poste
NBI Quelles particularités du poste ?
La Ville de Paris et le CASVP accompagnent leurs agentes et agents en situation de handicap. Elle met en place des aménagements à toutes les étapes de leur carrière et quelles que soient les particularités de leur poste.
Secrétariat mutualisé entre Secrétaires généraux adjoints – Permanence des secrétariats par roulement entre 8h45 et 18h pour les absences et les congés –

Étiqueté comme : secrétariat