Assistant.e gestion et administration CDD

Entreprise : Villes des Musiques du Monde

Lieu : 93300 Aubervilliers

Assistant.e gestion et administration
Villes des Musiques du Monde est une association loi 1901 qui œuvre, depuis plus de 23 ans, au développement du secteur des musiques et danses dites « du monde » et d’un vaste secteur dédié à l’éducation artistique et culturelle. Située dans la commune d’Aubervilliers, elle porte un projet de diffusion, d’accompagnement des artistes, et de soutien à la création. Elle développe un volet important de sensibilisation et de formation musicale ainsi que des projets d’action et de médiation culturelle sur un large territoire.

Villes des MDM est conventionnée avec la région IDF, le département de SSD, l’EPT Plaine Commune et la ville d’Aubervilliers. L’association est aussi conventionnée avec l’ensemble des villes de son réseau d’action et en cours de conventionnement avec la Drac IDF.

Le projet se déploie dans sa géographie aussi bien locale, intercommunale, départementale, régionale que nationale et internationale, à travers plusieurs pôles d’activités :

LES FESTIVALS

Le festival Villes des Musiques du Monde :

Une programmation itinérante dans les villes et lieux partenaires à travers la Seine-Saint-Denis, Paris et Grand Paris, une cinquantaine de concerts sur 5 semaines de festival à l’automne et la production d’une scène Jeune Public.

Le festival Babel Mômes :

Une programmation Jeune Public en itinérances dans 5 villes partenaires en IDF, sur 2 semaines de programmation.

L’ECOLE DES MUSIQUES DU MONDE

Avec ses programmes d’actions musicales qui vont des Berceuses du monde, au parcours vocal de la Cité des Marmots et au parcours instrumental des Fabriques Orchestrales Junior et Senior.

ACCOMPAGNEMENT ET PROMOTION ARTISTIQUE

Des résidences d’artistes (accompagnement d’équipes artistiques, résidence à l’école, en conservatoires, …).
Des actions de promotion des musiques du monde avec notamment le Prix des Musiques d’Ici

CENTRE DE DIFFUSION ET CREATION CULTURELLE

Le développement d’un pôle (diffusion, transmission, résidence) sur le site du Fort d’Aubervilliers et d’une antenne permanente de l’Ecole des Musiques du Monde à travers son nouveau lieu, Le Point Fort d’Aubervilliers (Chapiteau en bois/ jauge 500 places + Halle ouverte de 1500m2) et le programme d’urbanisme transitoire dont elle a la cogestion.

PÔLE SOCIAL

Actions menées sur le territoire d’Aubervilliers, notamment sur le site du Point Fort d’Aubervilliers, à l’attention des habitants, en lien avec les structures sociales partenaires.

L’organigramme hiérarchique et fonctionnel décrit l’interactivité de la fonction avec les différents secteurs de l’association. L’équipe permanente est composée d’un directeur, assisté par deux directeurs adjoint et un administrateur général ; pour 20 ETP sur les parties administration-production, développement des projets et communication (voir organigramme ci-joint).

A noter que cette équipe est amenée à évoluer selon les projets à mener (des stagiaires et des CDD en prévision en technique, à la billetterie, la production et les actions).

Sous la responsabilité du directeur, de l’administrateur général et l’administratrice adjointe, vous intégrez un pôle administratif et financier où les fonctions en comptabilité et paie sont internalisées.

A ce titre :

Missions

L’assistant.e comptable et paie sous la supervision directe de l’administratrice adjointe et en lien avec le cabinet comptable intervient dans les domaines suivants :

Administration de la structure :

· Secrétariat courant : organiser l’accueil téléphonique, gérer le courrier, faire des comptes-rendus de réunion, classement et archivage des documents administratifs

· Participation au fonctionnement juridique de l’association : préparation et suivi des instances associatives (AG, CA…)

· Participation à la gestion contrat de services et maintenance et suivi des relations avec les prestataires : internet, informaticien, société de nettoyage, assurance…

· Commande des fournitures de bureau et suivi des stocks

Gestion sociale :

· Participation à la gestion sociale (déclarations, contrats etc.) des salariés occasionnels : artiste, technicien, stagiaire, personnel du bar, personnel de la

· Suivi et établissement des notes de frais et transmission au service comptable

Administration des ventes et partenariats

· Suivi des contractualisations et mise en signature

· Etablissement des devis et factures

· Contrôle des caisses de la billetterie et du bar

· Tableau de bord de suivi comptable des factures, billetterie et bar

Qualifications

Min Bac +2 : gestion des entreprises ou administration, assistanat de direction, office manager

Expérience : 2 ans d’expérience minimum réussi

Une première expérience dans le secteur culturel serait un plus

Savoir-faire et compétences

· Organiser son travail en respectant les objectifs et les délais assignés

· Classer et archiver des dossiers

· Polyvalence et flexibilité, et gestion multi-dossier

· Capacité à travailler en équipe et être force de proposition

· Adapter son comportement et son mode de communication aux différents types d’interlocuteurs ou de situations de travail rencontrées, et faire preuve de discrétion

· Maîtriser les outils bureautiques standards et les applications spécialisées

Logiciels utilisés

Facturation : Heeds

Paie : Spaiectacle

Microsoft bureautique : Excel et Word bonne maitrise

Fournir CV et Lettre de motivation

Type d’emploi : CDD
Durée du contrat : 12 mois

Rémunération : 1 950,00€ à 2 100,00€ par mois

Avantages :

Prise en charge du transport quotidien

Horaires :

Période de travail de 8 Heures

Lieu du poste : En présentiel

Date de début prévue : 01/10/2024

Étiqueté comme : assistant administratif