Assistant(e) administratif(-ive) H/F CDI

Entreprise : Les Hôtels Baverez

Lieu : 75001 Paris 1er

L’Hôtel Regina, situé face au Louvre, recherche un(e) Assistant(e) administratif.

Vous êtes placé(e) sous la responsabilité hiérarchique et fonctionnelle du Directeur Financier et du Directeur Technique (temps partagé 50/50)

Vos missions courantes sont : (liste indicative et non limitative)

-Gestion et supervision du courrier entrant et sortant de l’hotel Regina : Ouverture du courrier, tri pour les différents services, affranchissement du courrier sortant, dépôt aux concierges,

-Gestion des appels téléphoniques et filtrage,

-Organisation générale des bureaux administratifs et notamment gestion des photocopieurs, fax, machine à affranchir… (contact de la maintenance),

-Organisation et classement des contrats des 3 hôtels

-Suivi des organismes tels SACEM, Video Surveillance, la Poste pour l’affranchissement, …

-Suivi de la balance débiteur avec le chef de réception et la restauration/banquet pour l’hôtel Regina uniquement pour les mises au contentieux le cas échéant,

Pour la Direction, plus spécialement :

-Assurer le suivi administratif du Directeur Général et du Président du Conseil d’Administration : courrier, classement de certains dossiers et suivi de missions ponctuelles et évènementielles qui vous sont confiées (organisation de réception/réunion pour la Direction générale, Conseil d’administration, réunions diverses = réservation dans les 3 hôtels, coordination avec les différents services, …)

-Assurer le suivi administratif du Directeur Financier et du Directeur Technique « groupe » : création des dossiers, classement, courrier, archivage, gestion des commandes aux ateliers protégés, organisation de réunion (réservation de salons, etc…), envoi des factures et rattachement des devis et contrat dans Yooz, suivi des évolutions règlementaires techniques et sécurités, suivi des dépenses énergétiques et analyse, suivi de projets et mise à jour des procédures internes.

-Assurer le suivi des dossiers Assurances, notamment sinistres, renouvellement des contrats, mise à jour des contrats spécifiques aux travaux sous la supervision du Directeur Financier et du Directeur Technique ;

-Et de manière générale toute tâche confiée par la Direction Financière ou Technique en matière administrative, de secrétariat ou de gestion de dossiers.

Compétences

-Bonne présentation, bonne expression écrite et verbale,

-Anglais courant (Lu, écrit et parlé),

-Maîtrise de l’outil Informatique du pack Office,

Qualités personnelles / Personnalité

-Diplomatie, discrétion et confidentialité,

-Sens de l’Organisation, Méthodique,

-Flexibilité, Disponibilité, Capacité d’Adaptation,

-Réactivité et autonomie.

Type d’emploi : CDI

Avantages :

Prise en charge du transport quotidien

Horaires :

Travail en journée

Lieu du poste : En présentiel

Étiqueté comme : secrétariat