Assistante de direction F/H CDI

Entreprise : Assistance Publique Hôpitaux de Paris

Lieu : Paris (75)

Missions générales et permanentes : Ø Mission d’accueil et de gestion des rendez-vous et des réunions

Accueil physique et téléphonique et prise des messages,
Gestion de l’agenda du directeur et de la directrice des affaires générales
Organisation de réunions (planification, gestion des participants, réservation de salles, aspects logistiques, préparation des dossiers et feuilles d’émargement, installation de PC et vidéoprojecteur),
Contribution à l’organisation des événements internes (réunion de direction, COPIL, …)
Prise de note et comptes rendus de réunions.
Ø Gestion du courrier et des dossiers

Réception du courrier destiné à la direction, enregistrement et suivi.
Dactylographie, classement, enregistrement et envoi des courriers du directeur
Classement, reprographie, archivage dans son domaine.
Ø Gestion de l’information et des dossiers

Contribution, mise en forme et suivi des dossiers
Mise à jour des données relatives à la direction (organigramme, annuaire, papier à entête, etc…)
Assurer l’interface entre la Direction et les différents interlocuteurs (transmission de documents, informations diverses, …)
Ø Gestion du secrétariat du service de sécurité anti-malveillance et du service qualité – gestion des risques des sites Corentin Celton, Broca, Vaugirard Gabriel-Pallez Ø Gestion des commandes

Coordination des commandes et des fournitures de bureau et autres commandes diverses.
Missions spécifiques Ø Gestion de la garde administrative

Assure la préparation de la garde administrative avec la diffusion des fiches de garde pour Corentin-Celton et Vaugirard, la préparation et le secrétariat de la réunion de préparation de week-end ;
En lien avec l’administrateur de garde référent, assure la gestion et la mise à jour du dossier de la garde administrative, organise les réunions des administrateurs de garde et en assure le secrétariat.
L’assistante de direction de l’hôpital Vaugirard Gabriel-Pallez assure ses missions en binôme avec l’assistante de direction de l’hôpital Corentin Celton et assure le remplacement de l’assistante de direction de l’hôpital Corentin-Celton durant ses congés. Connaissance de l’institution et du statut de la fonction publique hospitalière. Maîtrise des procédures. Organisation et fonctionnement du GHU et de l’institution. Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, Powerpoint). Missions générales et permanentes : Ø Mission d’accueil et de gestion des rendez-vous et des réunions

Accueil physique et téléphonique et prise des messages,
Gestion de l’agenda du directeur et de la directrice des affaires générales
Organisation de réunions (planification, gestion des participants, réservation de salles, aspects logistiques, préparation des dossiers et feuilles d’émargement, installation de PC et vidéoprojecteur),
Contribution à l’organisation des événements internes (réunion de direction, COPIL, …)
Prise de note et comptes rendus de réunions.
Ø Gestion du courrier et des dossiers

Réception du courrier destiné à la direction, enregistrement et suivi.
Dactylographie, classement, enregistrement et envoi des courriers du directeur
Classement, reprographie, archivage dans son domaine.
Ø Gestion de l’information et des dossiers

Contribution, mise en forme et suivi des dossiers
Mise à jour des données relatives à la direction (organigramme, annuaire, papier à entête, etc…)
Assurer l’interface entre la Direction et les différents interlocuteurs (transmission de documents, informations diverses, …)
Ø Gestion du secrétariat du service de sécurité anti-malveillance et du service qualité – gestion des risques des sites Corentin Celton, Broca, Vaugirard Gabriel-Pallez Ø Gestion des commandes

Coordination des commandes et des fournitures de bureau et autres commandes diverses.
Missions spécifiques Ø Gestion de la garde administrative

Assure la préparation de la garde administrative avec la diffusion des fiches de garde pour Corentin-Celton et Vaugirard, la préparation et le secrétariat de la réunion de préparation de week-end ;
En lien avec l’administrateur de garde référent, assure la gestion et la mise à jour du dossier de la garde administrative, organise les réunions des administrateurs de garde et en assure le secrétariat.
L’assistante de direction de l’hôpital Vaugirard Gabriel-Pallez assure ses missions en binôme avec l’assistante de direction de l’hôpital Corentin Celton et assure le remplacement de l’assistante de direction de l’hôpital Corentin-Celton durant ses congés. DIRECTION DES HÔPITAUX GERIATRIQUES, DE READAPTATION ET DE PSYCHIATRIE (hôpitaux Broca, La Collégiale, Corentin-Celton et Vaugirard – Gabriel-Pallez) Sous la responsabilité du Directeur des hôpitaux gériatriques, de réadaptation et de psychiatrie, l’équipe de direction est composée comme suit : 1 Directeur Délégué positionné sur l’hôpital Broca 1 Directrice des Affaires Générales positionnée sur l’hôpital Vaugirard Gabriel-Pallez 1 Directeur des Ressources Humaines APHP. Centre Université Paris Cité en transversal sur les sites Corentin Celton, Vaugirard Gabriel-Pallez, Broca, Hôtel Dieu 1 Directrice des Soins et des Activités Paramédicales APHP. Centre Université de Paris en transversal sur les sites Corentin Celton, Vaugirard Gabriel-Pallez, Broca, Hôtel Dieu. 1 Coordonnateur de la Sécurité anti-malveillance sur l’hôpital Vaugirard Gabriel-Pallez 1 Responsable de la communication 1 Responsable qualité – gestion des risques 1 Directeur des opérations 1 ingénieur maintenance 1 référent projet médical 1 responsable achats – logistique – services économiques 4 assistantes de direction : 1 assistante de direction positionnée sur l’hôpital Broca, 1 assistante positionnée sur le site de Vaugirard, 1 assistante positionnée sur l’hôpital Corentin Celton et 1 assistante chargée spécifiquement des thématiques direction des soins et direction des ressources humaines.

Étiqueté comme : assistant administratif