Assistante de direction F/H CDD

Entreprise : Assistance Publique Hôpitaux de Paris

Lieu : Paris (75)

Missions permanentes :

Gestion du planning de la directrice et de ses adjoints : agenda, rendez-vous, réunions
Organisation des réunions : réservation de salles de réunion, logistique (matériel informatique, visio, restauration etc…), anticipation des ordres du jour, collecte et envoi des présentations, liste des participants/excusés, etc.
Préparation de dossiers
Mise en forme des courriers ou de documents (excel/power-point/word)
Accueil téléphonique et physique
Gestion du courrier : récupération et dépôt du courrier auprès du vaguemestre, dispatching à l’équipe
Missions recherche :

Pilotage de la boite mail générique « Cellule Recherche » et transmission des courriels aux agents concernés
Organisation du circuit de signature des « Site Suitability»
Gestion de l’organisation des archives de la cellule recherche (tenue d’un index des dossiers, d’un plan d’archives). Identification des dossiers d’archives à supprimer, des dossiers à externaliser et des dossiers à garder en archives vivantes
D’autres missions peuvent être confiées en fonction de l’actualité
Missions RH :

Organiser l’accueil des nouveaux arrivants de la direction (gestion des habilitations informatiques notamment)
Lors des recrutements, aider au suivi des candidatures, et organiser les rendez-vous
Gérer les formations
Saisir les congés dans Gestime de la directrice, de ses adjoints et de l’ensemble de l’équipe de la direction de la stratégie et de la recherche
Missions logistiques :

Organisation des commandes de fournitures, de prestations et des demandes d’interventions auprès du magasin hôtelier
Demande, et suivi, des interventions auprès des services informatiques et auprès des services techniques : gestion des PC fixes, des PC portables, des 2èmes écrans, des lignes téléphoniques fixes, des mobiles, etc. et assurer le suivi des travaux.
Merci d’envoyer vos candidatures à l’adresse mail suivante : lydie.drouet@aphp.fr Savoir faire requis :

Formation aux techniques de secrétariat : rédaction, classement, organisation
Excellente orthographe
Sens de l’organisation, rigueur et efficacité
Capacité à anticiper et à mémoriser des informations de domaines différents, curiosité d’esprit
Très bonnes qualités relationnelles
Réactivité, dynamisme, esprit d’initiative
Connaissance du secteur public hospitalier et/ou de l’institution AP-HP
Connaissances associées :

Maîtrise des logiciels bureautiques (Word, Excel, PowerPoint)
Maîtrise de la messagerie Outlook : gestion des agendas et des courriels
Application Doodle pour l’organisation des réunions, et des applications Skype, Zoom, Teams.
Logiciel Gestime
Logiciel SAP pour effectuer les commandes
Missions permanentes :

Gestion du planning de la directrice et de ses adjoints : agenda, rendez-vous, réunions
Organisation des réunions : réservation de salles de réunion, logistique (matériel informatique, visio, restauration etc…), anticipation des ordres du jour, collecte et envoi des présentations, liste des participants/excusés, etc.
Préparation de dossiers
Mise en forme des courriers ou de documents (excel/power-point/word)
Accueil téléphonique et physique
Gestion du courrier : récupération et dépôt du courrier auprès du vaguemestre, dispatching à l’équipe
Missions recherche :

Pilotage de la boite mail générique « Cellule Recherche » et transmission des courriels aux agents concernés
Organisation du circuit de signature des « Site Suitability»
Gestion de l’organisation des archives de la cellule recherche (tenue d’un index des dossiers, d’un plan d’archives). Identification des dossiers d’archives à supprimer, des dossiers à externaliser et des dossiers à garder en archives vivantes
D’autres missions peuvent être confiées en fonction de l’actualité
Missions RH :

Organiser l’accueil des nouveaux arrivants de la direction (gestion des habilitations informatiques notamment)
Lors des recrutements, aider au suivi des candidatures, et organiser les rendez-vous
Gérer les formations
Saisir les congés dans Gestime de la directrice, de ses adjoints et de l’ensemble de l’équipe de la direction de la stratégie et de la recherche
Missions logistiques :

Organisation des commandes de fournitures, de prestations et des demandes d’interventions auprès du magasin hôtelier
Demande, et suivi, des interventions auprès des services informatiques et auprès des services techniques : gestion des PC fixes, des PC portables, des 2èmes écrans, des lignes téléphoniques fixes, des mobiles, etc. et assurer le suivi des travaux.
Merci d’envoyer vos candidatures à l’adresse mail suivante : lydie.drouet@aphp.fr Le groupement hospitalier universitaire APHP. Centre – Université Paris Cité regroupe les Hôpitaux de Cochin – Port Royal, Hôtel Dieu, l’Hôpital Européen George Pompidou (HEGP), Corentin Celton, Vaugirard, Broca et l’Hôpital Necker-Enfants Malades. Il dispose de près de 3 600 lits et 530 places qui couvrent l’ensemble des domaines MCO, SLD et SSR, adulte et enfant. Avec ses 1400 projets de recherche en cours, 3700 publications scientifiques annuelles, 260 brevets actifs et 6 instituts de recherche implantés sur les sites hospitaliers du GHU et rattachés à la même université, le groupe hospitalier APHP.Centre se positionne comme un acteur majeur de la recherche clinique. La direction de la stratégie et de la recherche réunit autour de la directrice :

Une assistante de direction
Une adjointe chargée du projet médical, des conventions et des autorisations
Une plateforme d’expertise maladies rares, avec 1 responsable, 1 chargé de projet et de communication, 1 chargé de la fiche maladies rares, 1 contrôleur de gestion
Une cellule Recherche et Innovation (CERI) pilotée par 1 responsable administratif et financier qui encadre 4 adjoints/référents de site en lien direct avec les investigateurs), 2 chargés de mission (dont 1 sur Easydore) , 2 gestionnaires RH, 5 gestionnaires commandes, 5 correspondants de recherche clinique ou chargés de facturation.

Étiqueté comme : assistant de direction