Assistant administratif H/F Temps plein

Entreprise : AP-HP – Hôpital Bichat – Claude Bernard

Lieu : Télétravail partiel à 75018 Paris 18e

Envoyer CV et Lettre de motivation à julie.hallac@aphp.fr. Les dossiers incomplets ne seront pas pris en compte.

ETABLISSEMENT

Site projet européen : Hôpital Bichat-Claude Bernard

Adresse du lieu de travail : 46 rue Henri Huchard, 75018 Paris

PROJET EUROPEEN VASCERN

VASCERN, Réseau européen de référence maladies vasculaires rares

Les Etats membres de l’Union européenne et la Commission européenne ont lancé officiellement 24 réseaux européens de référence (ERNs) pour les maladies rares en mars 2017, suite à un appel à projet en 2016.

L’objectif des ERNs est de faciliter et d’améliorer la prise en charge des patients atteints de maladies rares en Europe en réunissant les meilleurs experts afin de : partager leur expertise, rédiger des recommandations cliniques européennes, discuter de cas cliniques complexes grâce à un outil innovant de télémédecine, développer des projets de recherche scientifique, des registres européens de maladies rares et des outils d’éducation et de formation pour les patients et professionnels de santé, diffuser les connaissances et de sensibiliser.

VASCERN compte actuellement 48 centres experts multidisciplinaires hautement spécialisés au sein de 41 hôpitaux (HCPs), 6 partenaires affiliés, provenant de 19 États membres de l’Union européenne, ainsi que de nombreuses associations de patients de toute l’Europe. De nouveau centres rejoindront VASCERN dans les prochaines années.

Plus d’information sur : https://vascern.eu/

Equipe-projet de Coordination VASCERN, basée à l’Hôpital Bichat-Claude Bernard: 1 Coordinateur (Médecin), 1 Cheffe de projet, 3 Chargées de mission, 1 Assistant.e projet,

Nous travaillons étroitement avec l’équipe de la filière nationale maladies rares FAVA-Multi, basée à l’hôpital Bichat-Claude Bernard.

POSTE

Environnement:

Vous travaillerez dans un environnement médical stimulant à dimension européenne, au sein d’un réseau européen d’experts dans le domaine des maladies vasculaires rares.

Parties prenantes:

– Equipe-projet VASCERN

– Membres de VASCERN : professionnels de santé des centres européens de référence et représentants d’associations de patients

– Directions hospitalières du site d’accueil (finances, achats, marchés, équipements, cellule recherche et innovation, communication, formation)

– Equipe-projet de la Filière de Santé Maladies Rares FAVA-Multi (réseau national)

MISSIONS

Gestion Administrative

– Réalisation d’opérations de gestion courante : faire des demandes de devis, gestion des déplacements (réservations voyage et hôtel), gestion des remboursements, constitution et suivi de dossiers administratifs

– Assister les cheffes de projet pour la gestion administrative et financière des projets européens et nationaux (suivi budgétaire, mise à jour de fichiers de suivi financier, collecte et archivage de documents justificatifs, gestion des feuilles de temps, vérifier les demandes et participation à la constitution du rapport financier périodique)

– Recherche de prestataires, effectuer des demandes de devis et suivi administratif des prestataires

– Mise à jour de fichiers/bases de données, de tableaux de bord du projet

– Assurer et suivre la maintenance et l’approvisionnement des fournitures de bureau ; gestion de courriers ; rédaction de courriers et documents divers, mise en forme de documents, classement et archivage dans le dossier partagé de l’équipe-projet et dans l’intranet du projet européen

– Rédaction des conventions et gestion du circuit de signature

Organisation d’événements européens

– Participation à l’organisation et à la logistique : réservation de salles, invitation et inscription, gestion des réservations (hôtel, restauration), gestion des remboursements des participants et suivi en lien avec chargé administratif et financier de la Fondation APHP, appui logistique lors du séminaire annuel

– Appui participation si événement en ligne

Communication interne

– Gestion et mise à jour sur l’ERN Collaborative Platform (agenda partagé, Minutes of Meeting, documents de travail)

– Traduction de textes via Deepl et Google translate, coordination des relectures par les experts, publication

– Encoder des questionnaires sur Google Forms/EU Survey, collecter et traiter l’information

– Gestion des plateformes Microsoft Teams : assistance aux utilisateurs

Mission de coordination & gestion de projets

– Participation au monitoring des différents indicateurs établis par la Commission Européenne

– Participation à l’organisation des vidéoconférences : envoi des invitations et des rappels

– Gestion et mise à jour des listes de diffusion

– Mise à jour régulière de nos fichiers de suivi des réunions

– Participation aux réunions de travail et rédaction de comptes rendus

COMPETENCES REQUISES ET FORMATION

Bac +2 minimum (gestion administrative, communication, marketing de la santé, assistanat de direction…)

Prérequis:

Maitrise professionnelle de la langue anglaise (lu, écrit, parlé) : niveau B2 minimum, langue de travail du réseau

Compétences

– Bien s’exprimer oralement et par écrit avec des publics variés

– Organisation logistique d’événements européens

– Maîtriser les logiciels bureautiques : Word, Excel et PowerPoint

– Bon niveau d’orthographe et qualités rédactionnelles

– Savoir intégrer/formaliser des procédures

– Trier, hiérarchiser et classer les informations

– Analyser et gérer les demandes d’information

– Gérer la confidentialité des informations

– Capacité à utiliser des outils de communication (WordPress, réseaux sociaux)

Qualités

– Rigueur, capacité d’organisation et de méthode dans son travail

– Réactivité et capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément

– Capacité à travailler en équipe

– Savoir rendre compte

– Facilité d’adaptation et de polyvalence

– Esprit d’initiative, dynamisme, intérêt pour les maladies rares

– Maîtrise de soi, discrétion et respect du secret professionnel

– Ponctualité et assiduité

– Appétence pour le travail en milieu multiculturel et international

QUOTITE ET CONDITIONS DE TRAVAIL

· Emploi à temps plein 100%

· Emploi contractuel de la fonction publique hospitalière (CDD de 12 mois, renouvelable)

· Rémunération selon les diplômes et l’expérience (grilles d’attaché d’administration de la fonction publique hospitalière).

· Primes

· Télétravail possible

· Déplacements occasionnels à l’étranger

· Possibilités de formations

· 75% de l’abonnement aux transports en communs pris en charge

· Réductions tarifaires

CANDIDATURE

Envoyer CV et lettre de motivation à julie.hallac@aphp.fr

Date souhaitée de prise de poste : novembre 2024

Type d’emploi : Temps plein, CDD
Durée du contrat : 12 mois

Rémunération : 1 800,00€ à 2 500,00€ par mois

Avantages :

Prise en charge du transport quotidien
Réductions tarifaires
Restaurant d’entreprise
RTT
Travail à domicile occasionnel

Horaires :

Du lundi au vendredi
Travail en journée

Langue:

Anglais (Requis)

Lieu du poste : Télétravail hybride (75018 Paris 18e)

Étiqueté comme : assistant administratif